공동주택 지방자치단체의 감사 항목과 관련 규정 그리고 확인 서류는 어떤 것들이 있을까? 아파트 관리사무소장님들께서 궁금해 해실 내용인 것 같습니다. 지자체에서 감사를 나왔을 때 어떤 감사 항목으로 감사하는지 궁금하신 분들을 위해서 감사를 받을 때 항목과 관련 규정 그리고 확인 서류에 대해서 정리해 보았습니다.
공동주택 감사 목적
공동주택 관리의 효율화와 입주자 등을 보호하고 관리비의 투명성을 제고하기 위해서 공동체 형성을 저해하는 분쟁 비리를 제거하여 입주민 등이 안전하게 오래 거주하는 주거문화를 조성하기 위함입니다.
감사 근거
공동주택관리법 제93조(공동주택관리에 관한 감독) 및 각 지방자치단체의 감사조례에 따릅니다.
감사 대상
의무관리대상 공동주택 중 3/10 이상 동의를 받아 시장.군수.구청장이 감사를 요청한 단지에 대한 민원 감사와 입주민 부담이 큰 공사나 용역 등 취약분야에 대한 기획 감사로 구분하여 실시합니다.
공동주택 감사 항목
공동주택 감사 항목에 대한 것과 관련 규정 그리고 확인하는 서류는 어떤 것이 있는지 알아보도록 하겠습니다.
입주자대표회의
| – 입주자대표회의 구성 등 선거구 구획 적정 여부 | 법 제14조 영 제11조 관리규약 (동별 대표자의 선출) | 관리규약 |
| – 구성 변경 신고 30일 이내 입주자대표회의 구성 변경 신고서 제출 여부 | 법 제19조 영 제21조 규칙 제6조 | 문서철 |
| – 입주자대표회의 회의개최 및 소집절차 적정 여부 · 입주자대표회의 의결정족수 충족 여부 · 심의안건, 의결사항, 재심의 안건 등 처리 적정 여부 · 안건 공개, 회의결과 등 적정 여부 · 회의록 작성·보관 공개 적정 여부 | 법 제14조제6항 영 제14조 관리규약 (회의개최, 회의소집절차, 안건제안, 의결사항, 의결방법, 재심의, 회의록 등) | 입주자대표회의 회의서류 회의록 공고문 등 |
| – 운영경비 · 입주자대표회의 운영경비의 용도 및 사용금액 한도 준수 여부, 공개 여부 타 계정으로 운영경비 사용 여부 | 영 제19조제1항제6호 관리규약 (운영경비) | 관리규약 전표 재무제표 |
선거관리위원회
| – 위원 위촉 및 구성 · 선거관리위원회 구성 적정 여부 (구성인원 적정여부, 공개모집 및위촉 적정 여부) 관리규약 · 선거관리위원회 임기 및 자격의 적정 여부 ) | 법 제15조 영 제15조 관리규약 (위원 위촉 및 구성 등) | 관리규약, 공고문 선거관리위원회 회의록 |
| – 선거관리 · 동별 대표자 결격사유(자격, 범죄경력 조회) 확인여부 선출공고 등 절차 적정 여부 | 법 제16조 영 제17조 관리규약 (동별 대표자 등의 선출공고) | 후보 등록서류 문서철 |
| – 운영 회의소집 및 회의결과 공개 여부 위원회 업무 적정 여부, 해촉 절차 준수 여부 및 사퇴서 신고 적기 수리 여부 등 | 관리규약 (임기 및 자격상실,업무, 운영 등) | 선거관리위원회 회의록 투표관련 서류 공고문 관리규약 |
| – 운영경비 · 관리규약의 규정에 맞게 선거관리위원회 운영경비의 용도 및 사용금액 한도 준수 여부 | 관리규약 (운영) | 선거관리위원회 회의록 관리규약 전표철 |
관리주체
| 관리사무소장 직인 사용 여부 | – 관리사무소장 배치신고 시 신고한 업무직인 사용 여부 – 예금 통장에 신고 된 업무직인 사용 여부 | 법 제64조제5항 영 제23조제7항 관리규약 (회계관계자의 의무 및 책임) | 각종 계약서 통장 |
| 보증설정 | – 보증설정 의무자에 대한 보증 설정 여부 – 보증기간 만료일 이전에 재설정 여부 | 법 제64조 영 제70조 관리규약(보증설정) | 보증서 관리규약 |
| 관리업무의 인계 | – 공동주택 관리업무 인계의 적법성 | 법 제13조 영 제10조 | 인계·인수서류 |
| 관리업무 공개 | – 관리현황 관리비등의 부과내역, 사업자선정, 회계 서류, 계약서, 회의록 등 공개 여부 | 법 제14조제8항 법 제23조제4항 법 제27조제2항 법 제28조 영 제23조제6항, 제8항 지침 제11조 관리규약 | 공고문 홈페이지 공동주택관리정보 시스템 관리규약 관리비부과명세서 |
| 안전관리 계획 수립 및 교육 안전점검 | – 안전관리계획 수립 및 이행 여부 – 반기별 건축물 안전점검 시행 여부 – 해빙기, 우기, 월동기 안전점검 여부 – 소방, 전기 등 각종 안전점검 실시 및 관리 여부 – 어린이놀이시설 점검 실시, 보험 가입 여부 – 적임자의 점검 여부 – 안전 교육 이수 여부 | 법 제32조 법 제33조 영 제33조 규칙 제11조 | 안전관리계획서 (각종 점검일지 포함) 교육 이수증, 자격증 여부 |
하자보수
| 하자보수 청구 및 보수 | – 하자보수 청구 및 보수 여부 확인 – 입주자대표회의가 사업자를 선정하고 집행하였는지 여부 | 법 제25조, 제36조 영 제25조, 제36조, 제38조 | 문서철 입주자대표회의회의록 등 공동주택관리정보 시스템 검토 관련 서류 |
| 하자보수 보증금 사용 및 신고 여부 | – 하자보수보증금의 사용용도 적정성 (장기수선충당금으로 적립 불가) – 하자보수보증금의 사용에 따른 신고 여부 및 적정성 – 하자보수업체 선정 시 사업자선정지침 준수 여부 | 법 제38조 영 제43조 규칙 제18조 |
관리비, 사용료, 잡수입
| 관리비 부과 징수 및 공개 | – 법령 및 관리규약에 따라 적정 부과 여부- – 승인받은 예산에 따라 집행되는지 여부 – 관리비 계좌로 수납 및 체납관리비 관리 업무 적정 – 관리비 등의 부과 사용 내역 공개(공동 주택관리정보 시스템, 시스템) 여부 | 법 제23조 법 제27조제1항 영 제23조제1항 영 제26조제1항 회계처리기준 관리규약 (관리비 및 사용료의 집행) | 회계장부 재무제표 예산서 결산서 회의록 공돋주택관리정보 시스템 관리규약 관리비부과명세서 |
| 관리비 | – 수선유지비와 장기수선충당금 구분 여부 – 관리비 부과 시 세대별부담액 산정방법 관리규약에 부합여부 – 관리비 부과차액 발생한 경우 처리 여부 – 집행 시 적정 증비서류 수취 여부 – 비용 집행의 적정성 | 법 제90조제3항 관리규약 (세대별 부담액 산정 방법) 회계처리기준 | 지출결의서, 내부 결재서류, 회계전표(증빙철) 관리비부과명세서 검침대장 관리비부과명세서 관리규약 |
| 사용료 | – 사용료 부과차액이 발생한 경우 처리내역 – 입주자대표회의, 선거관리위원회 운영비(출석수당 등) 지급 적정성 – 전기료, 수도료, 난방비 등 부과 적정성(전기료 계약방식으로 부과하는지, 검침대장 확인 후 검침대로 부과하는지, 검침이상 시 조치 여부) – 공동사용료의 경우 관리규약 부과방법과 부합 여부 | 관리규약 (세대별 부담액 산정 방법) | |
| 잡수입 사용 | – 징수·사용·보관 및 예치 등에 관한 장부 및 증빙자료 보관 여부 – 잡수입의 용도는 관리규약에 정한 용도에 적합한지 (장기수선공사 등 장충금 용도 또는 관리비등 용도 영 제19조제18호 지원내역 잡수입 등으로 부당 집행 여부) – 잡수입의 사용절차 등 준수 여부 – 공동체 활성화 단체 운영비 및 사업비 지급근거 및 정산내역 – 입주자등에게 공개 여부 | 법 제27조 영 제19조제18호 관리규약 (잡수입의 집행 및 회계처리) | 전표철 공동체활성화단체 지원내역 (사업계획서 등) 입주자대표회의록 잉여금처분계산서 관리규약 |
| 잡수입 결산 | – 기여 주체별 잡수입 사용 후 잔액의 결산 방법 적정여부(장기수선충당금 적립, 관리비 차감금액 등 적정성) | 관리규약\(잡수입의 집행 및 회계 처리) | 결산서 입주자대표회의록 관리규약 |
회계관리
| 예산. 결산 | – 회계연도 개시 1개월 전 사업계획 및 예산안 수립 및 승인, 변경 승인 여부 – 매 회계연도 결산 후 2월내 결산 보고서 작성 및 승인 여부 – 이익잉여금 처분의 적정성 여부 – 매분기 말일 기준 세입 세출결산서 입주자대표회의 보고 및 공시 여부 | 영 제26조 회계처리기준 관리규약 (회계처리기준) | 재무제표 사업계획 및 예산서. 결산서(잉여금처분 계산서 포함) 세입·세출결산서 입주자대표회의록 |
| 회계처리 | – 47개 표준 계정항목에 맞게 사용여부 특히, 수선유지비(수선충당금)와 장기수선충당금 구분사용, 관리 외 수익을 관리비용 및 사용료 등 으로 대체 부과 여부 등 – 회계처리기준에 맞지 않는 회계처리 – 적격증빙 수취 여부 및 이상 증빙의 진위 확인 | 법 제27조 영 제27조 회계처리기준 | 지출결의서 내부결재 재무제표. 회계장부 입주자대표회의록 관리비부과명세서 |
| 회계감사 | – 장부 및 증빙서류 작성 여부 – 회계감사 실시 여부 | 법 제26조 영 제27조 | 재무제표 입주자대표회의록 감사보고서 |
공동체 활성화 단체
| 공동체 활성화 단체 단체 구성 요건 | – 공동체(커뮤니티 활성화를 위한 구성원 10인 이상의 단체 여부 – 공동체 활성화 단체 임원의 겸직금지 위반 여부 | 관리규약 (공동체 활성화 단체 구성 및 활동지원) | 관리규약 공동체 활성화 단체 구성신고서 및 사업 지원 신청서 |
| 비용지원 절차 및 용도 | – 입주자대표회의 의결 여부 – 공동체 활성화 및 공동의 이익에 부합하는 사업 여부 | 관리규약 (공동체 활성화 단체 지원방법) | 입주자대표회의록 내부결재 서류 공동체 활성화 단체 (사업계획서, 결산서, 사용내역서) |
| 공동체활성화 단체 지원 한도 | – 관리규약에서 정한 지원한도 범위 내 지원 여부 | 관리규약 (소요비용의 지원) | 관리규약 |
| 정산 및 입주자등 공개 | – 정산 및 입주자등에게 공개 여부 | 입주자대표회의록 관리비부과명세서 공고문 |
관리규약
| 관리규약개정 | – 개정 절차 적정 이행 여부 – 주민 동의서 유효 여부 – 개정 내용에 대해 입주민이 충분히 이해할 수있는 제안서(3단 비교)제시여부 – 유효(효력발생)한 관리규약을 적용하여 관리업무를 하는지 여부 | 법 제18조제3항 영 제20조제5항 관리규약 (규약의 개정) | 동의서 관리규약 비교표 공고문 선거관리위원회 회의록 |
| 신고 | – 30일 이내 관리규약 제.개정 신고서 제출 여부 | 법 제19조 영 제21조 규칙 제6조 | 문서철 관리규약 |
자료의 공개 및 보관
| 공개 | – 입주자대표회의 회의 결과 공개 여부 – 공동주택단지 및 공동주택과닐정보시스템에 관리비 납부 공개 여부 다음달말일 까지 – 회계감사 결과 보고 또는 공개 여부 감사결과 제출 받은 날부터 1개월 이내 – 계약서 공개 여부(수의계약 포함) 계약 체결일로부터 1개월 이내 – 입찰 선정결과 공개 여부 (수의계약 포함) 낙찰자 결정일의 다음날 18시까지 | 법 제14조제8항 법 제23조제4항 법 제26조제3항 법 제28조 영 제23조 영 제23조제8항 지침 제11조 | 공동주택관리정보 시스템 공고문철 계약서철 입주자대표회의록 |
| 회계서류의 작성.보관.공개 | – 관리비 등의 징수.보관.예치.집행 등 모든 거래행위에 관하여 5년간 보관 여부 | 법 제27조 | 회계서류 일체 |
| 설계도서의 보관 등 | – 계약(전력수급, 전기안전관리, 승강기유지보수, 보일러세관 등 )관련 서류보관 여부 – 설계도서 등(설계도서, 장비, 안전점검결과보거서, 감리보고서, 유지보수 및 하자보수 등의 이력관리 관련서류, 공동주택관리정보시스템에 등록 여부) | 법 제31조 영 제32조 규칙 제10조 | 설계도서 등 계약서철 장비이력관리철 점검결과보고서 공동주택관리정보시스템 |
| 공사 용역등 관련자료의 보관 | – 역구보존 (관리규약 및 제규정, 사업주체로부터 인계받은 설계도서 및 시설장비의 명세, 공사도면 및 준공도면, 시설물의 교체 및 유지보수 등의 이력관리 관련 서류,도면 및 사진) – 최소 5년 이상 입주자대표화의에서 정한 보존 기간의 보관 여부 | 관리규약 (자료의 종류 및 열람 방법 등) | 관련서류 |
장기수선계획, 장기수선충당금
| 장기수선 계획 수립 및 조정 | – 장기수선계획 수립 적정성 – 장기수선계획을 3년마다 검토·조정 여부 – 조정 시 입주자대표회의 의결 여부 – 3년이 경과하기 전 조정 시 입주자 과반수 동의 여부 | 법 제29조 영 제30조 규칙 제7조 별표1 | 장기수선계획서 입주자대표회의록 장기수선계획 검토 관련 서류 |
| 장기수선 충당금 적립 및 집행 | – 장기수선충당금 적립 적정성 – 장기수선충당금 별도계좌 예치 관리여부 – 관리사무소장 직인, 입주자대표회의의 회장 인감 복수 등록 여부 | 법 제30조 영 제23조제7항 제31조 규칙 제9조 별표1 | 장기수선계획서 관리비부과명세서 통장 관리규약 |
| – 장기수선충당금 사용계획서 작성 및 입주자대표회의 의결 여부 – 장기수선충당금 집행 및 적립 현황 공개여부 – 장기수선충당금 사용 적정성 · 예비비, 수선유지비, 타 충당금, 잡수입 등과 구분 사용 여부 · 외상 공사 여부 등 | 법 제30조 영 제31조 관리규약 (장기수선충당금의 집 행 및 공개) | 장기수선충당금 사용계획서 입주자대표회의록 회계 장부 | |
| 장기수선 공사 입찰 및 계약 | – 입주자대표회의가 사업자를 선정하고 관리주체가 집행하였는지 여부 · 입찰방법, 공고 방법 시기 및 내용 · 참가자격 제한 등 – 입찰서 및 제출서류 마감시한 준수 여부, 개찰 및 낙찰자 결정 절차 이행 여부 등 | 법 제25조 영 제25조 지침 제22조~제29조 | 공고문 입찰관련 서류 |
| – 입찰시 입찰금액의 100분의 5이상 입찰보증금 납부 여부 – 계약체결 시 계약금액의 100분의 20을 계약이행 보증금으로 납부 여부 – 계약의무 불이행 시 귀속 처리 여부 | 지침 제31조 | 입찰관련 서류 계약서 입주자대표회의록 |
행위허가 및 신고
| 행위 허가·신고 | – 대상 공사의 행위허가·신고 여부 | 법 제35조 영 제35조 별표3 규칙 제15조 | 문서철 입주자대표회의록 계약서 |
주택관리업자 및 사업자 선정지침
| 사업 결정 (입찰공고 전) | – 입찰의 종류 및 방법, 참가자격의 제한 등 입찰과 관련한 중요한 사항에 대한 입주자대표회의 의결 여부 – 수의계약 전에 계약상대자 선정, 계약조건 등 계약과 관련된 중요사항에 대한 입주자대표회의 의결 여부 – 장기수선공사의 경우 장기수선계획 반영 여부 | 법 제25조 영 제25조 지침 제4조 지침 제7조 별표7 | 입주자대표회의 회의서류 회의록 장기수선계획서 |
| 입찰공고 | – 공동주택관리정보시스템 공고 여부 – 입찰공고는 입찰서 제출 마감일 전일부터 기산하여 10일전 – 공고내용의 적정성 · 참가자격의 과도한 제한 여부 · 적격심사 평가표의 적정성 여부 | 지침 제14조~제16조 제22 조~제24조 | 입주자대표회의록 공동주택관리정보 시스템 공고문 |
| 현장 설명회 | – 입찰서 제출 마감일 전일부터 기산하여 5일전 개최 | 지침 제15조 제23조 | 현장설명회 관련 서류 |
| 입찰 및 개찰, 낙찰자 선정 | – 입찰서 및 제출서류 마감시한 준수 – 입찰보증금 납부 여부 – 입찰의 성립 여부 · 일반경쟁·지명경쟁은 2인, 제한경쟁은 3인 이상의 유효한 입찰로 성립 – 제출서류 적정 여부 · 사업 종류별 해당 법령에 따른 등록 업체 ※ 공사의 경우 건설산업기본법, 전기공사업법, 정보통신공사업, 소방시설공사업, 승강기시설 안전관리법 등에 의한 등록증 필요 · 국세·지방세 완납 여부 등 – 입찰서 개찰 · 입찰업체 등 이해관계인 참석 등 – 입찰 성립 여부를 판단하여 낙찰자 선정 – 사업자 선정결과 홈페이지, 게시판, 공동주택관리 정보시스템 공개 여부 · 적격심사평가표에 따른 적정 평가 여부 · 평가항목 중 변경할 수 없는 항목(입찰가격배점, 공사업체 선정 시 지원서비스능력 배점)에 대하여 변경 여부 · 평가항목 임의 변경으로 인하여 낙찰자가 변경되는 경우 중점 · 회의록 작성 보관 여부 – 공사 및 용역의 입찰가격 상한액(잡수입의 경우 하한)을 정한 경우 절차 이행 여부 · 입찰 상한액을 정한 경우 상한액 이상으로 투찰 하는 등 입찰 담합 | 지침 제8조 지침 제31조 지침 제5조 지침 제19조, 제27조 지침 제9조 지침 제10조 지침 제11조 지침 제24조제5항 | 입찰공고 입찰서 및 제출서류, 적격심사평가표, 회의록, 공고문철, 공동주택관리정보 시스템 |
| 입찰 및 개찰, 낙찰자 선정 | – 입찰의 무효 여부 · 공고문에 현장설명회 참가자로 제한한 경우 현장 설명회 미 참가자 입찰 · 입찰서 및 제출서류가 입찰 마감시한까지 도착하지 아니한 입찰 · 전자입찰의 경우 입찰서(산출내역, 인감증명, 증권 등 포함)를 전자입찰시스템에 등록 여부 · 적격심사제 제출서류(‘16.12.30.시행 지침 경우 유효한 행정처분 확인서만 해당) 제출 여부 · 유효한 행정처분확인서(입찰공고일 전일 기준으로 최근 1년간) 및 신용평가등급 확인서(유효기간 이내의 것) 제출 여부 · 입찰서 금액과 산출내역서상 총계금액의 일치 여부 등 · 입찰보증금 납부 여부(100분의 5 이상) | 지침 제6조 별표3 | 입찰서 제출서류 |
| 계약 | – 입찰정보 및 낙찰금액과 동일한 내용으로 계약 체결하였는지 여부 · 주택관리업자 및 경비·청소용역 계약 계약체결 후 1개월 이내에 4대 보험 가입증명서 제출 여부 – 계약이행보증금 징수 여부 – 수의계약 시 수의계약 절차 적정 여부 · 2회 이상 유찰되어 수의계약한 경우 최초로 입찰에 부친 내용의 변경 여부 · 300만원 이하인 경우로 2인 이상 견적서 확인 여부 등 · 동일한 목적의 공사(용역)을 시기나 물량을 나누어 수의계약 · 본 공사 계약 후 불필요한 추가공사 계약 ※ 최저가 입찰업체의 손실 보전 목적으로 내역 적 정성 검토도 없이 불필요한 추가공사 계약 | 지침 제21조 제29조, 제31조 제4조제3항 별표2 | 계약서 계약이행보증서 입주자대표회의록 |
| 재계약 (공사 제외) | – 사업수행실적을 관리규약이 정하는 절차에 따라 평가 하였는지 여부 – 입주자대표회의 의결 여부 | 지침 제4조 별표2 제9호 관리규약 | 입주자대표회의록 이의신청 관련 서류 계약서 |
| 공사· 용역 등 감독 | – 설계도서 보관, 시설물교체 보수 이력 관리 – 계약조건 및 계약내용 준수 여부 – 하자보수보증금 납부 여부 – 공사·용역 감독의 적정성 여부 – 공사 관련 서류 징구 및 보관 여부 | 법 제31조 법 제64조 지침 제32조 관리규약 (관리주체의 업무) | 계약서 입찰공고 산출내역서 작업일보 정산서 하자보증증권 |
공동주택 지방자치단체의 감사 항목과 관련 규정 그리고 확인 서류 등 아파트 관리사무소장님들께서 궁금해 하실 내용에 대해서 알아보았습니다.
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