아파트 개인정보 처리방침 예시 | 매일 매일 꽃길만 걸으세요.

개인정보 처리방침 예시 공동주택 관리 중 하나로 수립하여 제정 및 게시를 해야 합니다.

아파트 관리사무소에서는 입주민 등의 여러 개인정보를 수집하고 보관 이용하고 있는데요.

이를 관리하기 한 공동주택 개인정보 처리방침 예시를 첨부하였습니다. 필요 시 다운로드하시기 바랍니다.

이 블로그의 목차

아파트 개인정보 처리방침 수립

아파트 관리업무를 하면서 관리비 부과와 징수, 차량등록, 선거 등 다양하게 입주민 등의 개인정보를 다룰 수밖에 없습니다.

개인정보보호법의 취지에 맞게 각 아파트마다 개인정보 처리방침을 수립하여 게시를 하여야 합니다.

개인정보 보호 규정이라 하셔도 되고 개인정보 처리방침으로 하셔도 무방합니다.

첨부된 개인정보 처리방침 예시를 각 아파트 상황에 맞게 수정하셔서 사용하시면 되실 것 같습니다.

공동주택 개인정보 처리방침 다운로드

개인정보 처리방침 예시

예시 전문입니다. 참고하셔서 근무 단지의 상황에 맞게 바꾸시고 혹시 제정이 안되어 있으신 단지에서는 입주자 대표회의에서 심의 의결하여 제정하시고 게시판에 7일 이상 게시를 하시면 됩니다.

행복아파트 개인정보 처리방침

제정 20 년 월 일

행복아파트 관리사무소(이하“관리사무소”라 한다)는 개인정보 보호법 제30조에 따라 정보주체의 개인정보를 보호하고 이와 관련한 고충을 신속하고 원활하게 처리할 수 있도록 하기 위하여 다음과 같이 개인정보 처리 방침을 수립․공개한다.

개인정보”란 살아 있는 개인에 관한 정보로서 성명, 주민등록번호 및 영상 등을 통하여 개인을 알아볼 수 있는 정보(해당 정보만으로는 특정 개인을 알아볼 수 없더라도 다른 정보와 쉽게 결합하여 알아볼 수 있는 것을 포함한다)를 말한다. (개인정보보호법 제2조)

제1조 (개인정보의 처리 목적)

관리사무소는 다음의 목적을 위하여 입주자 등의 개인정보는 다음의 목적을 위해 처리한다. 처리한 개인정보는 다음의 목적 이외의 용도로는 사용되지 않으며 이용 목적이 변경되는 경우에는 개인정보보호법 제18조에 따라 별도의 동의를 받는 등 필요한 조치를 이행할 예정이다.

1. 민원사무 처리 시 민원인의 신원 확인, 민원사항 확인, 사실조사를 위한 연락·통지, 처리결과 통보 시

2. 입주자 대표 선출을 위한 행위 시

3. 세대별 차량 소유 확인 시, 주차 차량 소유자 확인 시, 불법주차 차량 소유자 확인 시 사고 발생 차량 소유자 확인 시

4. 각종 고지 통지 및 관리비 체납 독촉 등 업무 시

5. 각종 사고(화재, 도난, 가스누출 둥) 발생 시 세대 긴급 연락 시

6. 각종 수선공사 시행을 위한 사용자 또는 소유자 확인 시

제2조 (개인정보 수집 시 동의를 얻는 방법)

입주민 등으로부터 개인정보에 대한 동의를 얻는 방법은 다음과 같다.

1. 동의 내용이 기재된 서면을 입주민 등에 직접 교부하거나 우편 또는 모사전송 (FAX)을 통하여 전달하고 동의 내용에 대하여 서명날인 후 제출

2. 동의 내용이 적힌 전자우편을 발송하여 이용자로부터 동의의 의사표시가 적힌 전자우편을 전송받는 방법

3. 전화를 통하여 동의 내용을 입주민 등에 알리고 동의를 얻거나 인터넷 주소 등 동의 내용을 확인할 수 있는 방법을 안내하고 재차 전화 통화를 통해 동의를 얻는 방법

제3조 (개인정보의 처리 및 보유기간)

개인정보의 수집 목적 또는 제공받은 목적이 달성된 때에는 귀하의 개인정보를 지체 없이 파기한다. 입주자 등에게 동의받은 개인정보를 아래와 같이 보유, 이용기간 내에서 개인정보를 처리, 보유한다.

1. 보유 항목

– 입주자 명부 : 전입 후 입주자 명부 제출 시 ~ 개인정보 파기 기한까지

– 차량등록 관련 : 차량 전입 등록 시 ~ 개인정보 확인 후 즉시 (차량등록증 사본, 가족관계 증명서 매매 계약서 사본, 회사 차량 확인서, 주민등록증 사본) 확인 후 즉시 반납 및 파기

– CCTV 녹화자료 : 녹화 시부터 ~ 30일까지

2. 보유기간

입주자 등의 각종 개인 정보는 입주자가 소유권이 이전되어 관리비 부과와 체납관리비 등 각종 세대 관련 업무 종료 시 개인정보 처리가 불필요한 것으로 인정되는 날로부터 60일 이내에 개인 정보를 파기한다.

제4조 (개인정보의 제3자 제공)

입주자 등의 동의, 법률의 특별한 규정 등 다음과 같이 개인정보보호법 제17조 및 제18조에 해당하는 경우에만 개인정보를 제삼자에게 제공할 수 있다.

1. 개인정보를 제공받는 자 : 관할 관공서

2. 제공받는 자의 개인정보 이용목적 : 관공서의 정보공개 서면 요청 시

3. 제공받는 자의 보유. 이용기간 : 관공서 규정에 준함

4. 관리비 등의 부과 및 회계처리 등에 따른 전산시스템 처리 및 운영 등

가. 개인정보를 제공받는 자 : 계약된 전산회사

나. 제공받는 자의 개인정보 이용 목적

1) 관리비등의 부과 및 징수 ․ 수납 ․ 정산 ․ 조회, 체납관리비등의 관리업무, 회계 및 세무업무 등에 따른 전산시스템의 처리 및 운영을 위한 입주자 등의 정보 등의 처리 및 관리 등

2) 입주자 등의 명부 작성을 위한 입주자등의 정보 등의 처리 및 관리 등

3) 동별 대표자 선출과 공동주택관리법 및 관리규약 등에 따른 각종 동의 업무 등을 전자투표로 처리하기 위한 입주자등의 정보 등의 처리 및 관리 등

4) 관리사무소 직원의 인사 및 급여대장 작성 등을 위한 정보 처리 및 관리 등

5) 기타 위탁업무 처리 및 관리 등(단, “위탁자”의 서면 동의를 받은 경우에 한함)

다. 제공하는 개인정보 항목

1) 입주자등의 동-호수, 성명 및 생년월일, 비상연락처(전화번호, 휴대폰 번호), 차량번호 및 차종, 선거인 명부 등의 작성을 위한 세대 구성원의 성명, 생년월일, 휴대폰 번호, 주민 공동시설 이용 현황, 차량등록 현황 등

2) 관리사무소 직원의 성명, 생년월일, 비상연락처(전화번호, 휴대폰 번호), 주소 등

라. 제공받는 자의 보유 ․ 이용 기간

1) 계약된 전산회사와 변경․만료 시까지

제5조 (입주자의 권리, 의무 및 행사)

입주자 등은 관리사무소에 대해 언제든지 다음 각 호의 개인정보 보호 관련 권리를 행사할 수 있다.

1. 개인정보 보호 관련 권리행사

가. 개인정보 열람 요구

나. 오류 등이 있을 경우 정정 요구

다. 삭제 요구

라. 처리정지 요구

2. 제1항에 따른 권리 행사는 관리사무소에 대해 서면, 전화, 전자우편, 모사전송(FAX) 등을 통하여하실 수 있으며 관리사무소는 이에 대해 지체 없이 조치한다.

3. 입주자 등이 개인정보의 오류 등에 대한 정정 또는 삭제를 요구한 경우에는 관리사무소는 정정 또는 삭제를 완료할 때까지 당해 개인정보를 이용하거나 제공하지 않는다.

4. 제1항에 따른 권리 행사는 입주자 등의 법정대리인이나 위임을 받은 자 등 대리인을 통하여하실 수 있다. 이 경우 개인정보보호법 시행규칙 별지 제11호 서식에 따른 위임장을 제출하셔야 한다.

5. 입주자 등은 개인정보보호법 등 관계법령을 위반하여 회사가 처리하고 있는 입주자 본인이나 타인의 개인정보 및 사생활을 침해하여서는 안 된다.

제6조 (처리하는 개인정보의 항목)

관리업무 수행 중에 필요한 최소한의 개인정보 항목을 수집 및 처리하고 있다.

1. 입주자 명부의 수집

가. 개인정보 : 동-호, 성명, 자택 전화번호, 휴대전화 번호, 입주자 명단(성명, 관계, 나이, 성별, 직업, 전화번호), 생년월일, 차량 보유현황, 입주일자, 소유자 (섬 영, 주소, 전화번호)

나. 수집 방법 : 전입 시 입주자 관리사무소를 방문하여 제출

2. 차량등록

가. 개인정보 : 차량번호, 차종, 색상, 차량등록 관련 제출서류 일체 정보를 확인하기 위하여 서류를 요구할 수 있다.

나. 확인서류 : 차량등록증 사본, 가족관계 증명서, 매매 계약서 사본, 회사 차량 확인서 사본, 주민등록증 사본 등 확인 용도로만 사용 후 제출자에게 즉시 반납 또는 파쇄

3. CCTV 녹화자료

가. 개인정보 내역 : 단지 내 공동구 이용 CCTV 녹화 일체

나. 수집 방법 : 공동구 이용 시 감시카메라를 이용한 실시간 DVR 녹화

5. 관리비 부과․징수에 관련된 사항

가. 관리비 부과, 체납관리비 부과․징수, 정산, 회계 및 세무업무에 관련된 사항

나. 확인서류 : 관리비 이중납부 등 금액 환불을 요청하는 각종 신청서, 본인 여부 확인을 위한 서류, 환급 계좌번호, 소송 등의 행위와 관련된 서류 일체, 세무 관련 서류 일체

6. 입주자 등의 고충처리 및 편의 사항

가. 관리 업무와 관련된 입주자 등의 고충처리 (시설물 관련, 층간 소음, 각종 민원, 무인 택배 보관함 및 하자 관련 업무, 행위 허가 등 동의가 필요한 업무 등)

나. 확인서류 : 동-호, 성명, 전화번호, 소유자 성명․주소․전화번호․등기부 등본 등, 손해배상을 위한 보험사 제출 서류 등

7. 동별 대표자와 선거관리위원회 및 자생단체 등 구성과 활동에 관한 사항

가, 적용 대상

1) 동별 대표자 선출과 활동 등에 관련된 사항

2) 선거관리위원회 구성과 활동 등에 관한 사항

3) 자생단체 구성과 활동 등에 사항

4) 관리규약 개정 등 투표와 관련된 사항

나. 확인서류 : 동-호, 성명, 전화번호, 선출과, 활동 등에 필요한 서류 일체 (공동주택관리법, 선거관리 규정, 자생단체 규정 등에 의한 필요 서류 등)

8. 기타 관리업무 수행 시 필요한 항목

가. 전기요금 등 각종 할인을 적용받기 위하여 신청하는 서류의 접수 대행 관련 서류

나. 외부 소유자로부터 본인 여부를 확인하기 위하여 받는 확인서

다. 계약 체결 시 사용되는 신분증이나 관련 서류

라. 관리직원, 경비원, 미화원의 인사서류

제7조 (개인정보의 파기)

관리사무소는 원칙적으로 개인정보 처리 목적이 달성된 경우에는 지체 없이 해당 개인정보를 아래와 같이 파기한다.

1. 파기절차

가. 관리사무소는 입주자가 소유권이 이전되어 관리비 부과․징수 등 각종 세대 관련 업무 종료 시 개인정보 처리가 불필요한 것으로 인정되는 날로부터 60일 이내에 개인정보취급자의 폐기 요청으로 개인정보보호책임자의 승인을 받아 개인정보를 파기한다.

2. 파기방법

가. 각종 서류문서는 분쇄기로 분쇄하거나 소각하여 파기한다. CCTV 녹화자료는 30일 녹화 후 자동 삭제

제8조 (개인정보의 안전성 확보 조치)

관리사무소는 개인정보의 안전성 확보를 위해 다음과 같은 조치를 취하고 있다.

1. 개인정보취급자는 경리직원과 관리사무소 야간 당직자로 지정하여 취급 담당자를 한정시켜 최소화하여 개인정보를 관리하는 대책을 시행하고 있다.

2. 정기적인 자체 점검을 실시하여 개인정보 취급 관련 안정성 확보를 위해 정기적 월 1회)으로 자체 점검을 실시하고 있다.

3. 개인정보 보안을 위해 개인정보가 포함된 서류 등을 잠금장치가 있는 서류 보관함을 사용하여 안전한 장소에 보관하고 있다.

4. 업무용 컴퓨터에 파일로 저장되어 처리되는 개인정보는 개인정보보호책임자와 개인 정보취급자만 알 수 있도록 암호화되어 저장 및 관리하여 사용하고 있다.

5. 외부 해킹이나 컴퓨터 바이러스, 악성코드 등에 의한 개인정보 유출 및 훼손을 막기 위하여 상용 보안 또는 백신 프로그램을 설치하고 주기적인 갱신 (주 1회 이상) 점검하고 있다.

제9조 (개인정보 보호책임자)

관리사무소는 개인정보 처리에 관한 업무를 총괄해서 책임지고, 개인정보 처리와 관련한 정보주체의 불만처리 및 피해구제 등을 위하여 아래와 같이 개인정보 보호책임자 및 개인정보취급자를 지정하고 있다.

1. 개인정보보호책임자는 관리사무소장이 되며, 개인정보취급자가 별도로 선임되지 않은 경우에는 관리사무소장(전기/시설과장을 포함한다)을 개인정보취급자로 지정하고 있다.

2. 입주자 등은 관리사무소의 개인정보처리에 있어 모든 개인정보 보호 관련 문의, 불만처리, 피해구제 등에 관한 사항을 관리사무소로 문의할 수 있다. 관리사무소는 입주자 등의 문의에 대해 지체 없이 답변 및 처리하도록 한다.

제10조 (권리침해 구제 방법)

관리사무소는 개인정보 침해로 인한 구제를 받기 위하여 개인정보분쟁조정위원회, 한국인터넷진흥원 개인정보침해신고센터 등에 분쟁 해결이나 상담 등을 신청할 수 있다. 이박에 기타 개인정보 침해의 신고, 상담에 대하여는 아래의 기관에 문의할 수 있다.

1. 개인정보분쟁조정위원회 : 국번 없이 1833-6972 www.kopico.go.kr

2. 개인정보침해신고센터 : 국번 없이 118 privacy.go.kr

3. 대검찰청 : 국번없이 1301 www.spo.go.kr

4. 경찰청 : 국번없이 182 www.cyberbulreau.police.go.kr

제11조 (영상정보처리기기 CCTV 운영 및 관리)

관리사무소는 아래와 같이 CCTV를 운영 및 관리하고 있다.

1. CCTV 설치 근거 및 목적 : 아파트의 보안, 시설안전, 화재예방, 범죄예방

2. 설치대수, 설치 위치 : 지상 및 지하주차장, 아파트 주변, 놀이터, 관리사무소 등 00대 설치

3. 관리책임자, 담당부서 및 영상정보에 대한 접근 권한자 : 관리사무소 소장

4. 영상정보 촬영 시간, 보관기간, 보관 장소, 처리방법

가 촬영 시간 : 24시간 촬영

나. 보관기간 : 촬영 시부터 30일

다. 보관 장소 및 처리방법 : 관리사무소 내

5. 영상정보 확인 방법 및 장소 : 관리책임자에 요구

6. 정보주체의 영상정보 열람 등 요구에 대한 조치 : 개인 영상정보 열람․존재 확인은 신청서로 신청하여야 하며, 정보주체 자신이 촬영된 경우 또는 명백히 정보주체의 생명․신체․재산 이익을 위해 필요한 경우에 한해 열람을 허용함

7. 영상정보 보호를 위한 기술적․관리적․물리적 조치 : 접근통제 및 접근권한 제한, 영상정보의 안전한 저장․전송기술 적용, 보관시설 마련 및 잠금장치 설치 등

제12조 (개인정보의 유출 및 도용에 대한 책임)

1. 사업장에서 개인정보가 도난, 유출된 경우에는 관리사무소장은 즉시 관리회사 소속 부서에 유선으로 보고하고 공동으로 대응한다.

2. 입주민 등의 개인정보를 무단으로 수집, 유출하거나 수집 목적 외에 다른 용도로 사용한 직원에 대하여는 징계위원회에 회부할 수 있고 사안이 중대한 경우에는 징계절차를 통해 해고할 수 있다.

3. 입주자 등의 정보를 관리하는 중에 위탁관리업체가 바뀌는 경우 개인정보 보호책임에 대하여는 위․수탁관리 계약기간을 기준으로 하여 판단한다.

제13조 (개인정보 처리 방침 변경)

개인정보 처리 방침은 20 년 월 일부터 시행․적용되며, 법령 및 방침에 따른 변경내용의 추가, 삭제 및 정정이 있는 경우에는 변경사항의 시행 7일 전부터 게시판을 통하여 고지할 것이다.

개인정보 취급자 서약서

행복관리회사(이하 “회사”)의 개인정보 취급자는 본 서약서가 근무기간뿐 아니라 퇴직 후에도 적용될 수 있음을 인식하고 숙독하신 후 서명하여 주시기 바랍니다.

1. 나는 회사로부터 취득한 모든 개인정보를 업무에 한해 이용할 것이며, 타기업의 보호대상 정보를 회사 내 보관치 않겠다.

2. 나는 상대가 누구이건 간에(회사 직원, 고객 혹은 계약직 사원 등) 알 필요가 없는 자에게 직무상 알게 된 회사 혹은 제삼자의 개인정보를 누설하지 않을 것이다.

3. 나는 명백히 허가받지 않은 정보나 시설에 접근하지 않으며, 회사 관련 업무를 수행할 때에는 사내에서 지정된 데이터 처리시설 및 설비만을 이용할 것이다.

4. 나는 업무와 관련한 개인정보의 수집, 생성, 기록, 저장, 보유, 가공, 편집, 검색, 출력, 정정, 복구, 이용, 제공, 공개, 파기 및 그밖에 이와 유사한 일체의 행위에 대하여 회사의 규정과 통제절차를 준수할 것이다.

5. 나는 나에게 할당된 사용자 ID, 패스워드, 출입증, 개인정보 처리 시스템을 타인과 공동 사용하거나 관련 정보를 누설하지 않겠다.

6. 나는 회사로부터 제공받은 개인정보자산(서류, 사진, 영상, 전자파일, 저장매체 등)을 무단 변조, 복사, 훼손, 분실 등으로부터 안전하게 관리하겠으며 승인받지 않은 프로그램, 정보 저장 매체(외장 Drive, CD‐ROM, 외장 HDD 등)를 회사 내에서 사용하지 않겠다.

7. 나는 퇴직 시 회사에서 제공받은 회사 소유 모든 정보자산을 반드시 반납할 것이며, 퇴직 후에도 퇴직 전의 모든 고객정보는 물론이고 영업비밀 등 기타 누설됨으로 인하여 회사에 손해가 될 수 있는 각종 정보에 대하여는 일절 누설하지 않겠다.

상기 사항을 숙지하고 이를 성실히 준수할 것을 동의하며 서약서의 보안사항을 위반하였을 경우에는 “개인정보보호 법률”, “정보통신망 이용촉진 및 정보보호 등에 관한 법률”, “부정경쟁 방지 및 영업비밀보호에 관한 법률” 등 관련 법령에 의한 민/형사상의 책임 이외에도, 회사의 사규나 관련 규정에 따른 징계조치 등 어떠한 불이익도 감수할 것이며 회사에 끼친 손해에 대해 지체 없이 변상/복구할 것을 서약합니다.

20 년 월 일

소 속 :

직 위 :

성 명 : (인)