근로기준법 개정에 따른 임금명세서 교부 의무화로 임금명세서 교부방법과 작성법을 정리 하였습니다.

근로기준법 개정에 따른 제43조 제1항 임금명세서 교부 의무화로 임금명세서 교부방법과 작성법에 대해 설명합니다. 임금대장과 임금명세서의 기재사항과 임금명세서의 교부방식 그리고 위반 시 제재사항에 대하여 파악하고 임금대장과 임금명세서 작성방법에 대하여 정리한 내용입니다.

임금명세서 교부 의무화

임금지급 시 임금명세서를 의무화하는 근로기준법 개정안이 통과되어  2021년 11월 19일 시행이 되었습니다. 임금 명세서의 기재사항은 대통령령으로 정하도록 규정하여 임금의 구성항목, 계산방법, 공제내역을 임금명세서에 필수적으로 적어야 할 사항으로 근로기준법 시행령에 규정되었습니다.

임금명세서의 기재사항

필수기재사항 근로기준법 시행령 제27조의 2

제27조의2(임금명세서의 기재사항) 사용자는 법 제48조제2항에 따른 임금명세서에 다음 각 호의 사항을 적어야 한다.

1. 근로자의 성명, 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보
2. 임금지급일
3. 임금 총액
4. 기본급, 각종 수당, 상여금, 성과금, 그 밖의 임금의 구성항목별 금액(통화 이외의 것으로 지급된 임금이 있는 경우에는 그 품명 및 수량과 평가총액을 말한다)
5. 임금의 구성항목별 금액이 출근일수ㆍ시간 등에 따라 달라지는 경우에는 임금의 구성항목별 금액의 계산방법(연장근로, 야간근로 또는 휴일근로의 경우에는 그 시간 수를 포함한다)
6. 법 제43조제1항 단서에 따라 임금의 일부를 공제한 경우에는 임금의 공제 항목별 금액과 총액 등 공제내역
   [본조신설 2021. 11. 19.]

근로기준법 시행령 제27조의 2 출처:법제처

1. 임금의 구성항목

임금. 연장. 야간, 휴일 근로수당등

2. 계산방법

임금의 구성항목별 금액의 합과 공제내역을 차감한 내역을 기재

3. 공제내역

근로소득세, 사회보험료 등

4. 근로자 특정 정보

생년월일, 성명 등

5. 임급 지급일

정기지급일

6. 임금총액

상기 금액을 계산한 금액의 총합

임금의 교부방식

1. 서면 : 직접 교부

2. 전자문서 : 휴대전화 메시지, 이메일. 사내 전산망, 애플리케이션 등

3. 근로자가 확인 가능할 것

임금명세서 교부 시기

1. 임금을 지급하는 때 

2. 1개월 미만 근로계약 시 근로계약서에 정한 임금지급일

3. 정기지급일 이전 퇴사자는 금품을 청산할 때

임금명세서 의무 위반 시 제재

50만 원 이하의 과태료  근로기준법 시행령 별표7

 임금명세서 작성 방법

 임금명세서에 관련한 별도의 법정 서식은 없습니다. 다만, 임금명세서 기재사항은 포함되어야 합니다. 

1. 근로자를 특정할 수 있는 정보

성명(다만, 동명이인이 있을 경우 대비 생년월일, 사번을 기재하는 것이 바람직

2. 임금지급일

 급여 지급일

3. 임금총액

공제전 임금 총액 임금

4. 구성 항목별 금액

임금을 구성하는 모든 항목(기본급, 수당, 가산수당, 연차수당, 상여금, 식대 등)

5. 임금의 구성항목별 계산방법

기본급(정액)으로만 구성되는 경우 별도로 기재할 필요가 없으나 가산임금 혹은 비례적으로 지급되는 임금(식대)의 경우에는 계산방법을 별도로 기재 

6. 공제내역

근로소득세, 4대보험, 조합비 등

임금명세서 예시

※ 근속수당 등은 취업규칙 등에 지급요건이 규정되어 있는 경우 계산방법을 기재하지 않더라도 무방

임금명세서 항목

1. 임금항목과 지급액
   임금을 구성하고 있는 모든 항목
   매월정기적으로 지급하는 항목
   격월 또는 부정기적으로 지급하는 항목 상여금등
   
2. 공제항목과 공제액 계산방법
   근로소득세, 4대보험료는 계산법을 기재하지 않아도 무방
   
3. 계산방법
   근로자가 바로 알 수 있도록 구체적 수치기록
   예} 연장근로수당 288,000원 = 16시간 X 12,000원 X 1.5
   정액으로 지급 되는 임금은 계산방법을 작성 하지 않아도 됨
   모든 임금 항목에 대한 산출식 과 산출방법을 기재 할 필요는 없으며 출근일수 시간 등에 따라 금액이 달라지는 항목에 대하여만 계산방법을 작성
   ㉮ 사업장에 출근한 경우에만 지급(재택근무시에는 미지급)되는 통근수당 또는 식대의 경우 출근일수 기재
   ㉯ 월 15일 이상 근무 등의 조건으로 지급되는 임금항목의 경우 해당 지급 요건 충족 여부 등
   ㉰ 일‧숙직수당의 경우 그 일수 기재
   ㉱ 연장‧야간‧휴일수당의 경우 해당되는 근로시간 수를 기재
   
4. 연장근로시간 수
   실제 근로한 연장근로시간 수
   
5. 야간근로시간 수
   오후 10시부터 다음날 오전 6시
6. 휴일근로시간 수

 임금명세서 작성 프로그램 활용

고용노동부 홈페이지에서 임금명세서 작성 프로그램을 무료로 배포하고 있습니다. 컴퓨터와 모바일에서 작성이 가능합니다. 1인은 개별 작성, 단체는 일괄 작성이 가능하니 활용해 보시기 바랍니다.

임금명세서 관련 FAQ

임금명세서 작성

1. 임금명세서에 사원번호나 생년월일을 반드시 작성해야 하나요?

임금명세서에 ‘성명, 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보’를 기재하도록 규정되어 있습니다.
– 성명’만으로 근로자를 특정할 수 있다면, 생년월일과 사원번호 등을 중복하여 기재할 필요는 없습니다.

2. 모든 임금 구성항목에 대해 계산방법을 작성해야 하나요?

고정으로 지급되는 기본급이나 정액으로 지급되는 수당 등에 대해서는 계산방법을 별도로 작성하지 않아도 됩니다.

시급‧일급제이거나 연장근로수당과 같이 ‘근로일수나 총 근로시간 수 등에 따라 임금의 구성항목별 금액이 달라지는 경우’에 한하여 계산방법을 작성하면 됩니다.

– 다만, 이 경우 계산방법에 근로일수, 총 근로시간 수, 연장‧야간 ‧휴일 근로시간 수 등을 포함하여 기재해야 합니다.

3. 가족수당의 경우 계산방법을 작성해야 하나요?

가족수당이 배우자 유무, 자녀 수 등에 따라 금액이 달리 지급된 다면, 계산방법을 기재하는 것이 바람직합니다.

– 다만, 취업규칙이나 근로계약서에 가족수당에 대한 지급요건이 명확하게 규정되어 있는 경우에는 임금명세서에 이를 기재하지 않더라도 무방합니다. 

4. 4대 보험료, 근로소득세 등도 계산방법을 기재해야 하나요?

공제내역의 계산방법은 별도로 기재하지 않아도 됩니다. – ｢근로기준법｣ 제43조 제1항에 따라 임금의 일부를 공제한 경우 ‘공제항목별 금액과 총액 등 내역’만 작성하면 됩니다.

* 제43조(임금 지급) ① 임금은 통화(通貨)로 직접 근로자에게 그 전액을 지급하여야 한다. 다만, 법령 또는 단체협약에 특별한 규정이 있는 경우에는 임금의 일부를 공제하거나 통화 이외의 것으로 지급할 수 있다.

5. 사내 동호회비를 임금에서 공제하는데, 가입 동호회가 여러 개인 경우 ‘동호회비’로 한 번에 묶어 기재해도 되나요?

임금의 일부를 공제한 경우에는 근로자가 그 공제내역을 알 수 있도록 임금명세서에 공제된 항목별로 각각 기재해야 합니다.

6. 취업규칙이나 근로계약서에 임금의 계산방법이 나와 있는데, 매월 임금명세서에 계산방법을 반드시 기재해야 하나요? 

임금명세서 교부는 근로자가 임금을 지급받을 때에, 임금의 세부 내역 등 임금에 관한 정보를 명확히 알 수 있게 하려는데 그 취지가 있습니다.

따라서 취업규칙에 임금의 결정‧계산‧지급방법이 기재되어 있다 할지라도 임금명세서에 임금의 구성항목별 계산방법을 작성하는 것이 바람직합니다.

다만, 취업규칙이나 근로계약서에 특정 임금 항목에 대한 지급 요건이 규정되어 있는 경우에는 임금명세서에 이를 기재하지 않더라도 무방합니다(연장‧야간‧휴일근로는 제외).

7. 취업규칙에 규정되어 있는 공통적인 계산방법을 임금명세서에 그대로 기재해도 되나요? 반드시 당월 근로시간 수 등 구체적인 수치를 적어야 하나요?

근로자가 추가적인 정보 확인 없이 계산방법을 보고 해당 금액이 어떻게 산출된 것인지 바로 알 수 있도록, – 구체적인 수치를 포함하여 산출식을 작성하는 것이 바람직합니다.

예) 연장근로수당 288,000원 = 16시간 X 12,000원 X 1.5

만약, 취업규칙이나 근로계약서 등에 기본적인 계산방법이 있는 경우, 임금명세서 일괄 작성 등 편의를 위해 이를 임금명세서의 계산방법란에 공통적으로 기재하는 것도 가능합니다.

– 다만, 이때에도 계산에 필요한 정보를 별도로 기재해야 합니다.

※ <예시> 연장근로 시간수 야간근로 시간수 휴일근로 시간수 통상시급 가족 수 16 0 4 15,822원 배우자 1명, 자녀 1명 계산 방법 구분 산출식 또는 산출방법 연장근로수당 연장근로시간 ×통상시급 × 1.5 야간근로수당 야간근로시간 ×통상시급 × 0.5 휴일근로수당 휴일근로시간 ×통상시급 × 1.5 가족수당 배우자: 100,000원, 자녀: 1명당 50,000원

8. 고정 연장근로수당이 있을 경우 실제 연장근로를 하지 않았더라도 계산방법에 연장근로 시간수를 기재해야 하나요?

지급된 임금 금액을 기준으로 계산방법을 작성하면 됩니다.

– 고정 연장근로수당 외에 추가적인 연장근로에 따른 임금이 지급되는 경우에는 해당 시간을 포함하여 계산방법을 적어야 하지만, 추가적인 연장근로가 없는 경우에는 근로계약서나 취업규칙에 고정연장근로수당에 대한 시간이 규정되어 있다면 해당 시간을 기재하지 않을 수 있습니다. 

9. 월급제로 고정된 기본급을 받고 있으나, 해당 월에 정직, 감봉, 결근, 휴업 등으로 기본급 금액이 변동된 경우에도 별도 계산 방법을 기재해야 하는지?

일반적으로 고정된 기본급을 받고 있는 월급제의 경우 별도로 계산방법을 적지 않아도 됩니다. 그러나, 정직, 감봉, 결근, 휴업 등으로 해당 월의 기본급 금액이 달라지게 된 경우에는,

‘출근일 수‧시간 등에 따라 구성항목별 금액이 달라지는 경우’에 해당되므로 계산방법을 기재하여야 합니다.

10. 해당 월에 연장 근로를 하였으나, 연장근로수당 대신 보상휴가로 대체한 경우 연장근로수당을 별도로 명시하지 않아도 되는지?

연장근로수당 대신 보상휴가를 부여한 경우에는 ‘연장근로수당’이 발생하지 않았으므로 별도의 계산방법을 기재하지 않아도 됩니다.

11. 해당 월에 연장근로를 하지 않았으나, 보상휴가 미사용 수당이 지급된 경우 계산방법에 연장근로 시간수를 기재해야 하는지?

보상휴가를 사용하지 않아 수당으로 지급된 경우,

– 임금의 구성항목에 보상휴가 미사용 수당(명칭 무관) 항목 및 금액을 기재하고,

– 해당 금액에 따른 연장근로시간 수를 포함하여 계산방법을 적어 주어야 합니다.

12. 대학 강사의 경우 한 학기 총 근로시간 수에 따른 임금 총액을 정한 후 해당 개월 수(예: 4개월)로 나누어 매월 임금을 강사료 항목으로 지급합니다. 이와 같이 해당 월의 실제 근로시간 수와 임금 산출 시의 근로시간이 달라지는 경우 계산방법을 어떻게 작성해야 하나요?

실제 지급되는 강사료 금액에 해당하는 계산방법을 기재하되,

– 강사료 산출의 기준이 되는 근로시간 수와 해당 월의 실제 근로 시간 수가 다르므로 필요한 경우 병기하는 것이 바람직합니다.

13. 건설현장의 경우 공수에 따라 임금을 지급하는 경우가 많은데, 이 경우 임금 계산방법을 어떻게 기재하나요?

건설현장에서는 일반적으로 근로계약을 체결할 때 8시간을 1 공수로 보고 임금을 계산하여 지급하는 경우가 많으며, 건설공사의 경우 근로시간은 날씨 등에 영향을 많이 받으므로 계산의 편의 등을 위해 당사자간 합의로 공수를 정하여 임금을 지급하는 것도 허용됩니다.

따라서, 이 경우에는 연장근로를 하더라도 임금명세서에 연장근로 시간 대신 공수를 기재하는 것도 가능합니다.

임금명세서 교부 방식

1. 카카오톡이나 문자로 임금명세서를 교부해도 되나요?

카카오톡이나 문자로 임금명세서를 교부하는 것도 가능합니다.

– 임금명세서는 PC, 스마트폰 등 정보처리 시스템 상 전자문서 생성 전용 프로그램(글, 오피스, 웹 에디터, PDF 등) 등을 활용하여 작성한 후, 이메일, 카카오톡 등 각종 전자적 방법을 이용하여 근로자에게 전송할 수 있습니다. 

2. 회사 인트라넷을 통해 임금명세서를 교부하고 있는데, PC에 접속하기 어려운 현장직 근로자의 경우에도 임금명세서를 교부하였다고 볼 수 있나요?

근로자가 사내 전산망을 자유롭게 활용할 수 없는 경우에는, 사용자는 근로자가 확인할 수 있는 방법으로 임금명세서를 교부해야 할 것입니다.

3. 사내 인트라넷을 통해 임금명세서를 교부하고 있는데, 출력할 수 있어야만 교부로 볼 수 있나요?

사용자가 사내 전산망의 정보처리 시스템을 통해 임금명세서를 올리고, 근로자가 개별적으로 부여받은 아이디로 로그인하여 자유롭게 열람하고 출력할 수 있다면, 임금명세서를 교부한 것으로 볼 수 있습니다.

4. 사내 인트라넷을 통해 임금명세서를 교부하고 있는데, 일부 기재항목에 대해 임금명세서에 기재하지 않고 해당 인트라넷 시스템에서 개별적으로 확인할 수 있는 경우 임금명세서 기재 사항을 전부 기재하였다고 할 수 있는지요?

임금명세서 교부는 근로자가 임금을 지급받을 때에, 임금의 세부 내역 등을 명확히 알 수 있게 하려는데 그 취지가 있습니다. 따라서 근로자가 임금명세서를 통해 자신의 임금에 관한 정보를 바로 알 수 있도록 법령상 필수 기재사항을 포함하여 임금명세서를 작성하는 것이 바람직할 것입니다.

5. 이메일로 임금명세서를 발송하는 경우 교부의무를 이행하였다고 볼 수 있는 시점은 언제인가요? 발송만으로 교부 의무를 다하는 것인지, 수신을 확인해야 하는 것인지요?

사용자가 이메일로 임금명세서를 발송한 경우, ‘발송된 때’를 임금명세서를 교부한 것으로 볼 수 있을 것입니다. 다만, 메일이 반송 처리되는 경우 등은 발송으로 보기 어려우니 이에 대한 확인이 필요합니다.

6. 사내 인트라넷에 임금명세서를 올리고, 근로자가 자유롭게 확인할 수 있도록 하는 경우, 교부의무를 이행하였다고 볼 수 있는 시 점은 언제인가요? 임금명세서를 올리는 것만으로 교부 의무를 다 하는 것인지, 반드시 근로자가 확인해야 하는 것인지요?

사내 전산망의 정보처리 시스템에 ‘입력된 때’ 교부되었다고 볼 수 있을 것입니다.

한편, 적절한 방식으로 임금명세서를 교부하였다면, 근로자의 수신 여부가 확인되어야 하는 것은 아닙니다. 다만, 근로자가 그 사실을 알 수 있도록 충분한 안내 및 고지가 필요할 것입니다.

만약, 전자 임금명세서의 발송‧도달 시기를 분명히 할 필요가 있는 경우에는 발송‧도달시기를 객관적으로 확인할 수 있는 방법으로 송‧수신하는 것이 바람직할 것입니다.

7. 전체 근로자에 대해 사내 인트라넷을 통해 임금명세서를 교부하고 있는데, 일부 근로자가 서면으로 받길 원하는 경우는?

임금명세서 교부 방식에 근로자의 동의가 필요한 것은 아닙니다. 다만, 사용자가 지정한 방식에 따랐을 때 근로자가 임금명세서를 확인하기 현저히 곤란한 상황 등의 경우에는, – 근로자가 확인할 수 있는 방법으로 임금명세서를 교부하는 것이 바람직할 것입니다.

8. 서면 임금명세서 교부 시 수령 대장을 별도로 만들어야 하나요?

수령 대장을 작성할 필요는 없습니다. 다만, 수령 여부를 분명히 할 필요가 있는 경우에는 수령 대장 등을 활용하는 것도 가능합니다.

9. 건설현장에서 일용 근로자에게 임금명세서를 서면으로 받아가라고 공지했지만, 근로자가 수령하지 않은 경우 법 위반인지요?

서면으로 임금명세서를 교부할 때에는 근로자에게 개별적으로 직접 전달하는 것이 바람직합니다. 다만, 다수의 근로자가 근로 장소 및 근로시간 등이 달라 직접 교부하기 어려운 경우에는 가급적 근로자 편의를 고려하여 적절한 방식(문자메시지, 메신저 등)으로 교부하면 될 것입니다.

10. 임금명세서를 반드시 정기지급일 당일 교부해야 하는지, 그렇지 않다면 임금지급일로부터 며칠까지 교부한 것으로 보는지?

사용자는 ‘근로자에게 임금을 지급하는 때’에 임금명세서를 교부해야 합니다. 만약, 부득이한 사유로 임금 지급일에 임금명세서를 교부하지 못한다 할지라도 사회통념상 합리적인 범위 내에서 교부가 이루어져야 할 것입니다.

기타

1. 임금명세서 교부 의무 위반에 따른 과태료 부과는 근로자 1인당 부과되는 것인지, 다수 근로자의 임금명세서를 교부하지 않더라도 사업장별로 1회 위반으로 부과되는 것인지?

｢근로기준법｣ 제48조 제2항에 따라 사용자는 개별 근로자에게 임금명세서 지급 의무가 있으므로, – 위반 대상 근로자 1인을 기준으로 과태료가 부과됩니다.

2. 임금명세서도 근로기준법 제42조에 따른 보존 서류에 해당하나요?

임금명세서는 ｢근로기준법｣ 제42조와 동법 시행령 제22조의 보존 대상 서류에는 해당하지 않으나, 임금명세서 교부 의무화는 근로자로 하여금 지급받은 임금의 세부사항을 알게 하고, 임금 체불에 관한 다툼을 예방하는데 그 취지가 있으므로, 근로자에게 임금명세서를 교부했다는 사실을 확인할 수 있는 자료를 작성 또는 보관하는 것이 바람직할 것입니다.

3. 퇴직금을 지급할 때도 임금명세서를 지급해야 하나요?

퇴직금은 ｢근로기준법｣상 임금에 해당하지 않으므로 임금명세서 교부 대상에 해당하지 않습니다. 다만, 퇴직금을 지급할 때도 근로자가 그 산정 내역을 알 수 있도록 관련 명세서를 교부하는 것이 바람직할 것입니다.

4. 임금명세서를 암호화된 문서로 교부해야 하는지?

임금명세서를 반드시 암호화하여 교부할 것을 법령에 규정하고 있지는 않습니다. 다만, 임금은 근로자의 중요 근로조건 중 하나이므로, 임금명세서 교부 시 임금과 관련된 정보가 제삼자에게 누출되지 않도록 보안에 유의하여야 할 것입니다.

5. 매월 15일에 임금을 지급하는 사업장의 경우 언제부터 임금명세서를 교부하면 되나요?

임금이 정기적으로 지급되는 경우라면, 개정 근로기준법 시행일 (’ 21.11.19.) 이후 임금지급일부터 임금명세서를 교부해야 합니다.

매월 15일이 정기지급일인 경우 ’ 21.11.15. 지급되는 임금은 시행일 이전이므로 임금명세서 교부 의무가 없지만, ’ 21.12.15 지급일부터 임금명세서 교부 의무가 있음

6. 임금지급일 이전 퇴사한 근로자에 대해서도 임금명세서를 교부해야 하나요?

정기지급일 이전에 퇴직한 근로자에 대해서도 그 지급 내역을 명확히 할 필요가 있으므로 ｢근로기준법｣ 제36조에 따라 임금, 보상금, 그 밖의 모든 금품을 청산하는 때에 그 내역을 기재하여 교부하는 것이 바람직할 것입니다.

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이상으로 임금명세서의 기재사항과 임금명세서의 교부방식 그리고 위반 시 제재사항에 대한 파악과 임금명세서 작성방법에 대한 정리를 마치도록 하겠습니다.