아파트 입찰 시 현장 설명회 참가 신청서와 개인정보 수집 활용 동의서는 받고 계신가요?

아파트 입찰 시 현장 설명회 하실 때 현장 설명회 참가 신청서와 개인정보 수집 활용 동의서는 받고 계신가요?

현장설명회 참가하기 전 업체에서 현장설명회 참가 신청서와 개인정보 수집 활용 동의서를 작성하여 현장설명회에 참여할 때 제출할 수 있도록 공고문에 파일을 첨부하셔서 제출하도록 요청하시면 됩니다.

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현장설명회 참가신청서와 개인정보 수집 및 활용 동의서

아파트에서 용역이나 공사 등 다양한 계약을 위해 다양한 입찰을 하고 있습니다. 공동주택의 경우 공동주택 관리정보시스템에서 전자입찰을 하고 있으며 필요한 경우 현장설명회를 실시하게 됩니다.

현장설명회에 참여하기 위해 업체의 대표자가 오거나 대표자가 아닌 직원이 대리로 오는 경우가 발생하며 아파트에서는 이를 확인하기 위해서 개인정보를 수집하고 활용하고 있습니다.

개인정보보호법에 의해 타인의 개인정보는 철저히 관리가 되어야 합니다.

대표자의 경우 신분증 확인 등의 방법과 직원인 경우 재직 증명서나 의료보험 득실 확인서 등을 통하여 방문자의 신원을 확인 되는데 이 문서에 개인 정보가 고스란히 들어 있기 때문입니다.

이 외에도 아래와 같은 개인정보 관련 내용이 있으니 함께 살펴 보시면 좋을 것 같습니다.

개인정보 수집 활용 동의서를 받게 되면 공둥주택관리 법령 상 계약문서는 5년간 보관하게 되어 있습니다.

입찰업무를 하면서 입찰을 진행하는 모든 사항은 계약의 일부로 보는 것으로 공고 시 명시를 하고 있으며 현장설명회 참가도 계약업무에 포함하기 때문에 계약서를 체결한 이후 5년간 함께 보관하는 것이 맞을 것 같습니다.

입찰 업무를 하면서 계약 대상자의 진위 여부를 파악하는 업무에만 개인정보가 사용되므로 현장설명회 이후 입찰 마감까지 1주일 정도의 시간과 계약을 하기 전까지 기간을 산정하면 별다른 문제만 없다면 3주 이내에 계약업무는 마무리가 될 수 있을 것으로 보입니다.

만약의 경우를 대비하여 날짜를 넉넉히 잡아 4주의 활용기간을 정하였습니다.

아파트 입찰업무에서 현장설명회가 필요한 경우가 많습니다. 아파트를 직접 방문하여 살펴보아야 할 내용들이 있기 때문입니다.

이때 방문자의 업체 소속 등을 확인을 하기 위한 서류에 대하여 공고 시 명시 후 제출문서 양식을 첨부하여 현장설명회 참가할 때 업체에서 직접 서류를 작성하여 제출하는 방식으로 입찰업무를 진행하시면 됩니다.

이때 제공받을 서류는 현장설명회 참가 신청서와 대표자의 개인정보 수집 활용 동의서 입니다.

만약, 직원이 대리로 참가한다면 직원임을 확인할 수 있는 재직증명서 등과 개인정보 수집 활용 동의서를 함께 제출하도록 하였습니다.

이 개인정보 수집 활용 동의서는 계약업무 시까지 개인정보를 수집 활용할 수 있도록 하는 것이며 주의하실 점은 대표자와 대리권수임자 각각 둘다 받아야 한다는 것입니다.

현장설명회 참가 신청서 내용은 위와 같습니다.

개인정보 수집 활용 동의서 내용은 위와 같습니다.

아래에 파일을 첨부 하였습니다. 필요 시 다운로드 받아 활용하시기 바랍니다. 압축을 푸시면 2가지 파일이 들어 있습니다.